Auto op naam van de zaak? Let op de factuur
Als een (beginnende) ondernemer een auto op naam van de zaak wilt zetten om te profiteren van belastingvoordelen, dan is het belangrijk dat de facturen van de gemaakte kosten voldoen aan bepaalde eisen. Lees hier hoe dat precies zit.
Als ondernemer mag je alle autokosten aftrekken van de bedrijfswinst. Denk aan brandstof, onderhoud, verzekering, parkeerkosten, afschrijving, wegenbelasting, etc. Dat geldt ook voor de aanschafkosten van de auto, verdeeld over de jaren waarin je die gebruikt. Doordat je die kosten mag aftrekken van de bedrijfswinst, betaal je minder winstbelasting. Dat kan veel geld schelen. Daarnaast mag je als ondernemer alle betaalde btw terugvorderen. Om gebruik te kunnen maken van bovengenoemde aftrekposten, heb je wel een factuur nodig als bewijs dat die kosten daadwerkelijk gemaakt zijn. Hierop moet ook de btw vermeld staan.
Daarnaast is het van belang dat de factuur op naam van het bedrijf staat. Als die op een privénaam staat, zijn het geen bedrijfsuitgaven en kan geen btw worden teruggevorderd. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk komt het geregeld voor dat er verkeerde namen op facturen terecht komen. Ook het feit dat de vestigingsadres van het bedrijf op de factuur moet staan, wordt nogal eens over het hoofd gezien. Alleen een postbusnummer is onvoldoende, waardoor de factuur niet voldoet aan de eisen volgens de Belastingdienst.
Er gelden ook uitzonderingen en aangepaste regels voor facturen. Zo hoef je bij uitgaven tot € 100 inclusief btw geen officiële factuur te hebben. Een kassabon volstaat ook, op voorwaarde dat betaald is met de pinpas van de zaak.
Privé houden of op de zaak zetten?
Als ZZP’er kan het voorkomen dat jouw naam ook de naam van jouw bedrijf is. Als dat het geval is en je nog twijfelt of je een auto privé wilt houden of op naam van de zaak wilt zetten, zorg dan in ieder geval dat de factuur op naam van het bedrijf staat. Dan kun je je definitieve keuze nog even uitstellen. Je keuze laat je aan de Belastingdienst weten door de factuur wel of niet in de bedrijfsadministratie mee te nemen (en dus de kosten en btw aftrekt). Besluit je de auto privé te houden, dan moet je de kosten terugbetalen aan jouw bedrijf.
Bewijsmateriaal
Verder kan een factuur als aanvullend bewijsmateriaal dienen voor de rittenregistratie van een zakenauto. Als je een auto van de zaak ter beschikking hebt en daar geen bijtelling voor wilt betalen, dan moet je met een sluitende rittenregistratie kunnen aantonen dat niet meer dan 500 privékilometers per jaar wordt gereden.
De kilometerstand op de factuur van een onderhoudsbeurt, APK of ander werkplaatsbezoek wordt ook gedeeld met de RDW voor de Nationale Autopas, om bij te houden of de kilometerstanden van auto’s kloppen. De Belastingdienst heeft ook toegang tot deze gegevens, dus houd daar rekening mee.
