Waarom een sluitende rittenregistratie van een zakenauto belangrijk is
Werkgevers die één of meerdere zakenauto’s ter beschikking stellen voor hun werknemers, dienen zorgvuldig om te gaan met de rittenregistratie, de autoregeling en de loonadministratie om naheffing en boetes te voorkomen. Dat geldt vooral als meerdere auto’s flexibel worden ingezet voor verschillende werknemers. Lees hier waarom.
Als een werknemer een auto van de zaak ter beschikking heeft en die ook voor privéritten gebruikt, moet de werknemer daarvoor bijtelling betalen. Als de auto door één of meerdere werknemers uitsluitend gebruikt wordt voor zakelijke ritten (met maximaal 500 privékilometer per jaar), dan hoeft er geen bijtelling betaald te worden. Dan moet er echter wel een sluitende rittenregistratie worden bijgehouden waaruit blijkt dat met die auto niet meer dan 500 privékilometer is gereden.
Zakelijk of privé?
Zo’n rittenregistratie vraagt de nodige zorgvuldigheid. Op de eerste plaats is het belangrijk te weten welke ritten worden verstaan als zakelijk of privé. Zakelijke kilometers zijn kilometers die een werknemer voor zijn werkt rijdt. Ook kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Onder woon-werkverkeer vallen ook de kilometers die de werknemer in de loop van een werkdag rijdt tussen de plek van het werk en zijn woning, bijvoorbeeld om thuis te lunchen. Kilometers die de werknemer uit privéoverwegingen omrijdt naar of van zijn werk, bijvoorbeeld langs een basisschool of crèche, zijn privékilometers.
Een sluitende rittenregistratie moet tevens voldoen aan allerlei eisen. Zo moet alle informatie over de zakelijke rit worden bijgehouden. Niet alleen het aantal kilometers van een ritje, ook zaken als datum, ritnummer, vertrekadres, bezoekadres, etc. Als meerdere werknemers gebruik maken van dezelfde auto, dan moet uit de rittenregistratie ook blijken welke gebruiker een rit heeft gemaakt. Meer informatie over de eisen van een rittenregistratie vind je in dit document op pagina 267.
Bewijs bij controle
De rittenregistratie is het controleerbare bewijs dat een werknemer maximaal 500 kilometer privé rijdt met de zakenauto. Je kunt de juistheid van de rittenregistratie controleren met bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en digitale routeplanners. Deze gegevens moeten bij de loonadministratie bewaard worden, zodat die bij een controle kunnen worden overhandigd.
De rittenregistratie kan ook geautomatiseerd worden bijgehouden met behulp van een rittenregistratiesysteem. Gebruik dan bij voorkeur een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen.
Afspraak of verklaring
Het is ook mogelijk dat werkgevers met de Belastingdienst afspreken dat het privégebruik van een zakenauto voor werknemers niet is toegestaan en dat de werkgever daar toezicht op houdt. Die afspraak moet worden vastgelegd in de autoregeling en kan als bewijs dienen voor de werknemer om bijtelling voor privégebruik te voorkomen. De werknemer hoeft dan geen rittenregistratie bij te houden.
Als een werknemer bijtelling betaalt om een zakenauto voor privédoeleinden te mogen gebruiken, maar dat wil wijzigen in een rittenregistratie om bijtelling te ontlopen, kan de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. Met deze verklaring mag de werkgever bij de eerstvolgende loonberekening de bijtelling achterwege laten. Deze aanvraag is echter niet mogelijk als met de Belastingdienst een (collectieve) afspraak gemaakt is over het privégebruik van een zakenauto. Let op dat voor personenauto’s en bedrijfswagens andere regels gelden.
LEES OOK: Wat betekent elektrisch rijden voor de autoregeling van mijn bedrijf?
Zorgvuldig registreren
Het is belangrijk dat de rittenregistratie, afspraken of verklaringen van werknemers en werkgevers in orde zijn om naheffingen en boetes te voorkomen, bleek opnieuw in een recente zaak bij het Gerechtshof in Den Haag. Bij deze zaak ging het om een werkgever die aan diverse medewerkers een auto van de zaak ter beschikking had gesteld, maar voor een aantal auto’s geen bijtelling had aangegeven.
Van twee auto’s ontbrak elke vorm van rittenregistratie en voor een andere auto voldeed de rittenregistratie niet aan de eisen. Zo ontbrak per rit onder meer de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, de begin- en eindadressen en de vermelding van het karakter van de rit (privé of zakelijk). Ook kon niet op een andere manier worden aangetoond dat elk van de ter beschikking gestelde auto’s op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt.
Voorkom boetes en naheffingen
In dit geval werd de werkgever een forse naheffing opgelegd. Bovendien kreeg de werkgever een vergrijpboete van 25% van het naheffingsbedrag. De werkgever had van de werknemers geen Verklaring Geen Privégebruik en moet daarom zelf het tegenbewijs op orde hebben (lees: sluitende rittenregistratie).
Juist omdat er van één van de auto’s wel een soort rittenregistratie was, oordeelde de rechter dat deze werkgever wel met de wettelijke regels op de hoogte was. Dat het bedrijf de loonadministratie en de aangiften loonheffingen door een externe partij liet verzorgen, doet daar volgens de rechter niet aan af. Bovendien is er een grote kans dat de Belastingdienst met terugwerkende kracht ervan uitgaat dat de opzettelijke of onopzettelijke fouten ook in voorgaande jaren gemaakt zijn en dus ook voor deze jaren een naheffing wordt opgelegd.
